快印店最常接觸圖文文件管理，移動硬盤、優盤等存儲工具的使用也比較頻繁。為了保障公司的網絡和相關設備的安全對于文件的管理一定要提高注意。公司電腦文件管理、移動存儲設備的管理以及相關工作軟件的安裝和應用應該規范化、制度化。以保障公司和客戶的信息安全，方便相關信息存儲和查詢。
為了防止病毒感染，影響整個公司電腦系統和網絡正常運行，同時為規范文件的存儲、軟件的安裝、做好客戶資料保密工作，最主要的就是便于客戶文件資料的查詢、配合公司設備信息做好電腦的保養工作。
適用于標書王圖文輸出部的管理，大客戶文件、固定客戶的封面樣本以及客戶明確要求保存的文件按照此規定執行，其他文件打完后，任務完成客戶已驗收，立即刪除。
輸出部建立了一個以xx號機為服務器的共享文件夾，為此制定以下條例，希望所有員工參與管理和共同遵守：
1、 每臺電腦桌面上的共享文件夾不可刪除;
2、 文件命名規定。在桌面規定文件目錄下建立以日期命名的文件夾，里面再建立以客戶名稱命名的文件夾，里面除了保存客戶發發送的文件以外，應該保留qq交談記錄及制作要求的word文件。
3、 qq或郵箱接收文件的管理。接收或下載好文件后，立即進行查毒，如發現病毒立即處理，文件存儲時，建立以日期命名的文件夾，里面再建立以客戶名稱命名的文件夾，里面除了保存客戶發發送的文件以外，應該保留qq交談記錄及制作要求的word文件。
4、 文件的拷貝：在拷文件時先進行查毒，如發現病毒立即斷開進行處理;
5、 文件的查找：在建議文件夾時，在規定文件目錄下建立以日期命名的文件夾，里面再建立以客戶名稱命名的文件夾，里面除了保存客戶發發送的文件以外，應該保留qq交談記錄及要求的word文件。目的為了加做、修改或返工時便于其他技術人員查找，可以憑返工單及單位名稱進行查找文件;
6、 特殊文件的保存：“公司”文件夾下設有“大客戶文件夾”、“固定客戶文件夾”和“公司封面樣本文件夾”用來保存長期或固定客戶的文件資料和公司封面樣本;操作人員應該將一些常用的客戶封面或logo標志和一些有價值的封面以cdr或psd格式進行保存;
7、 制作文件的保存：在交接班前每位技術人員應整理自己的制作過的文件，在每個制作單下的文件夾應該保存最終正確無誤的文件。沒有保存期規定的文件只保留一周。除了文件以后，還應該有文件紙張要求，是否雙面，打印的設置要求、裝訂文件還是有最終打印文件以及客戶的特殊要求等。
8、 文件的刪除：用戶的電腦每次重啟后要清空臨時文件，在刪暫存文件時應該注意不可刪除本機的系統文件和程序文件。
9、 文件的共享：為防止病毒感染，未經經理同意，操作人員不可擅自共享其他的文件或分區目錄，嚴禁c盤共享;
10、公司移動磁盤上文件的管理：移動磁盤由前臺或門店經理統一保管和保密，員工取件如需要帶盤去客戶拷文件，應先將磁盤清空或格式化，避免將其它客戶資料或內部資料泄露。


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