隨著行業中交換電子文件成為主要的潮流，對電子文件格式的要求就顯得非常重要了；同時要求在這些文件中，還應該包含swop參數說明中要求的數據，最終用于制膠片和印版。其目的是將電子文件中的圖像和膠片中的圖片混合成同一種可印刷的格式。
然而，在處理數字文件時要實現上述目標，要遵循很多的準則。
一般需求
除非遠程打樣技術已經可以完全控制并得到廣泛應用，否則所有的電子文件都要配有經客戶簽字認可的swop樣張（數字打樣的或模擬打樣的）。
在圖像區域中應不能直接包含數字色標。在所有作業的傳遞過程中，文件中都要包含一個數字控制對象，但要在真實的圖像區域之外。該對象應包含色調值為5%，25%，50%，75%和95%的所有印刷原色的色標塊，專用來核實數據傳遞和/或解釋過程中的精確性。
交換電子文件時采取的傳輸方式（例如磁帶、可移動磁盤、電子傳輸）和文件格式都必須經過所有參與部門的同意和認可。
電子文件要伴隨有電子的或硬拷貝的工作傳票。訂單插頁、預定空間和廣告副本說明等商業資料的傳遞，應該參照出版商/代理信息交換gca參數說明（space）和ddap電子商務信息交換參數說明（ddap debies）。
文件同時還包含所有的swop指定的文件準備和最終膠片邏輯參數（如ucr/gcr，灰平衡，十字規矩線，圖像套印等等）。多種插入訂單往往需要多種文件設置方式。向出版商核對上述參數。
swop認可ddap用戶需求參數說明（1995年的3.2版本）關于編輯所有內容時的要求。需要改變時，要在出版商和印刷人員的許可下，按照廣告代理商和廣告客戶的要求改變。
標準格式
對于可預測的打樣、拼版和輸出結果，最終的印前文件都應該存為cmyk光柵文件，使用iso12639定義的tiff/it（使用圖像技術的有標簽的圖像文件格式）文件格式交換。最終頁面（即final page，簡稱fp）、連續調（即continuous-tone，簡稱ct）和線條稿（即line work，簡稱lw）文件都可存成tiff格式。有時還會遇到高分辨率連續調圖像（即high-resolution contone，簡稱hc）的情況。
swop目前支持用cgats和iso tc 130委員會開發的標準文件格式進行文件交換。隨著標準委員會不斷鑒定出新型的文件格式，這些新格式也將成為swop評價并考慮標準。當前，ansi tiff/it p1格式是與swop相關的ddap委員會推薦的唯一格式。
其它格式
如果必須交換其他的文件格式，在所有參與者同意的前提下，可以采用gca電子機械參數（即electronic mechanical specification，簡稱ems）（第二版）118-1993。在使用私人的桌面應用或當地的彩色電子印前系統（即color electronic prepress system，簡稱ceps）和包含其他文件格式（例如，eps, pict或pdf文件格式）時，該文件提供了格外有用的指導方針。與ems不同的是，swop允許的電子文件必須是加網的。
只有在傳送方和接收方都同意使用壓縮文件并使用相同壓縮方式的條件下，才能使用數據壓縮。傳送方要保證出版商和/或印刷人員了解使用的壓縮方式，有辦法將文件解壓縮。必須采用無損壓縮：一種沒有數據變化的壓縮方式。


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